Eventos virtuales – Tips y recomendaciones

La comunicación e interacción entre comunidades a lo largo de la historia ha sido necesaria para la toma de decisiones y el entendimiento entre culturas, permitiendo construir experiencias de aprendizaje, entretenimiento y negociación.  

Actualmente el mundo enfrenta nuevos retos virtuales que se apropian de la tecnología para crear experiencias de interacción, con el fin de evitar el riesgo del contacto directo entre personas; se busca construir y cambiar los hábitos de consumo; privilegiar las estrategias con espacios virtuales 2D o 3D y simular las presencialidad con un avatares que permitan realizar recorridos al interior de entornos virtuales.  

Sin embargo, la realidad virtual 2D o 3D no es la única salida, existen muchas herramientas con distintas funciones, alcance y precio para el desarrollo de eventos virtuales que permiten una interacción entre individuos, gestión de espacios de conocimiento para la toma de decisiones, gestión de experiencias y creación de espacios de interacción en las organizaciones.  

Por lo tanto, la selección de la herramienta o el medio para la transmisión de un evento, congreso o seminario es una decisión importante y no se trata de crear o copiar lo que se está haciendo offline para pasarlo a una plataforma virtual. 

Se trata de construir toda una experiencia que refleje los valores de la marca, encontrar el medio más adecuado para que las diferentes audiencias se sienten cómodas, interactúen y dispongan de todos los recursos necesarios.  

Por lo tanto, recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos para la planeación de eventos virtuales:  

  • Sorprender y cautivar a la audiencia 

Se debe desarrollar un contenido que sorprenda al público, esto funciona para poder  competir con los demás contenidos gratuitos que se encuentran en internet. Responde estas preguntas para entender mejor a la audiencia:  

  1.  ¿Qué tipo de personas estarán en mi evento? 
  1. ¿Qué tan familiarizada está mi audiencia con entornos virtuales?  
  1. ¿Qué tipo de actividades virtuales preferiría mi audiencia? 
  1. ¿Cuál es el tema que más busca mi audiencia? Para responder esta pregunta puedes utilizar la herramienta Google trends.  
  • La identificación del entorno virtual apropiado para tu público 

Dependiendo de la capacidad y alcance de tu evento se pueden considerar espacios con realidad virtual, gamificación, avatares, auditorios virtuales, micro salas o espacios de networking, galerías de productos, entre otras. 

  • Mantener el interés con recursos visuales 

Los intervalos de información juegan un papel importante para mantener la atención del público. Se puede lograr con videos, encuestas, secciones de preguntas, chats en vivo, moderadores de intervenciones y servicio de atención ante cualquier problema técnico y reacción ante las inquietudes de los  participantes. 

  • Credibilidad en los datos o afirmaciones 

Es importante que el público viva una experiencia que no sea estática con los ponentes o panelistas. Se deben involucrar estadísticas y sus respectivas las fuentes de información para respaldar las ideas y afirmaciones.   

  • Capacidades técnicas  

Analiza y conoce a profundidad la herramienta que se va a utilizar, teniendo en cuenta cuales son las necesidades del evento virtual, cómo es la interacción, el ingreso, si permite la  integraciones entre aplicativos, experiencia de usuario, soporte técnico, capacidad de ponentes, control de mando para la visualización, entre otros.  

Recuerda que la prioridad es reducir las barreras entre el público y el acceso a la información ya que facilitar los procesos permitirá vivir una mejor experiencia.  

  • Planear el pre-evento y el post-evento 

Para aprovechar todo el potencial del evento se debe contemplar una estrategia de marketing digital, pensando en una expectativa que permita interesar y comprometer al público y así incrementar los registro. En el post-evento se debe pensar un contenido extra que permita a sus participantes revivir los mejores momentos y querer participar en otros nuevamente. 

Todo esto lo puedes desarrollar con el apoyo de expertos en contenido, estrategias CRM, tendencias, email marketing y contenidos digitales.  

  •  La medición constante 

Los números son ese indicador que permitirá saber en qué momento el evento tiene una mejor interacción o está bajando la experiencia del usuario, tener métricas de cuantas sesiones se lograron y su duración son un punto clave que permitirá establecer oportunidades de mejora para futuras oportunidades. 

Al planear tu próximo evento, asegúrate de cumplir con estos  pasos, verás el impacto que puede tener en sus participantes. También puedes contar con expertos que te apoyen en la planeación, organización y ejecución de eventos. En Spira podemos apoyarte en todos los congresos, seminarios, talleres o en general eventos virtuales.  

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